Stappen visitatieprogramma

Inleiding & voorbereiding

Het doorlopen van het visitatieprogramma duurt ongeveer enkele weken tot 6 maanden. Het besloten Visitatie Online-systeem (VOL) ondersteunt u bij het doorlopen van de verschillende stappen. U kunt op elk moment in uw periode van herregistratie starten. Het advies is om in ieder geval een half jaar voor de datum van uw herregistratie te starten en 6 weken voor deze datum het visitatieprogramma af te ronden. 

De inhoud is vertrouwelijk en wordt niet gedeeld met de Registratiecommissie Geneeskundig Specialisten (RGS). 

Na bevestiging vanuit het Bureau Visitatie Huisartsen, krijgt u toegang tot de besloten groep Visitatie op HAweb. Dit is een groep voor huisartsen die deelnemen aan het visitatieprogramma. In deze HAweb-groep vindt u:  

  • de (uitgebreide) handleiding  
  • een overzicht van gespreksleiders  
  • voorbeelddocumenten (vragenlijsten voor patiënten en collega’s) 

Vanuit de HAweb-groep kunt u doorklikken naar Visitatie-Online (VOL). VOL is het digitale systeem waarin de verschillende vragenlijsten en een format voor een Persoonlijk Ontwikkelplan staan. Via dit systeem kunt u ook collega’s en patiënten uitnodigen.

 Het visitatieprogramma bestaat uit de volgende onderdelen: 

  1.  Het invullen van een vragenlijst met algemene gegevens en een competentievragenlijst.  
  2.  Feedback verzamelen van collega’s en patiënten. 
  3. Zelfevaluatie en -analyse op basis van de verkregen feedback en het maken van een Persoonlijk Ontwikkeling Plan (POP).   
  4. Een visitatiegesprek met een erkende gespreksleider visitatie. 

Gestructureerde feedback verzamelen

360-Graden feedback is onderdeel van het visitatieprogramma om de continue professionele ontwikkeling te ondersteunen. Door feedback van meerdere personen krijgt u een completer beeld over de manier waarop de zorg door uw patiënten en collega’s wordt ervaren.  

De visitatievragenlijsten zijn gebaseerd op de CanMeds-competentierollen, die alle competenties van het huisartsen vak omvatten.  

De 7 CanMeds-competentierollen zijn: 

  1. Vakinhoudelijk expert  
  2. Communicator 
  3. Samenwerker  
  4. Organisator, leider 
  5. Gezondheidsbevorderaar 
  6. Academicus (wetenschap en onderwijs) 
  7. Professional.  

Als huisarts vult u ook een competentievragenlijst in waarbij stellingen worden voorgelegd, verdeeld over deze 7 competentierollen.   

Feedback van patiënten  

Een belangrijk onderdeel is het verkrijgen van feedback van patiënten over uw functioneren. Benader hiervoor ongeveer 40 patiënten. Minimaal 25 ingevulde patiënten vragenlijsten zijn vereist om het visitatieprogramma verder te doorlopen. U kunt verspreid over een periode patiënten benaderen.  

Feedback van collega’s 

Nodig 8 tot 10 collega’s uit voor het invullen van de “Vragenlijst van collega’s”.  Belangrijk is dat u een afweging maakt welke collega’s u zo goed mogelijk feedback kunnen geven over de door u verleende patiëntenzorg. Bij voorkeur zitten daarbij: 

  • huisartsen 
  • doktersassistenten 
  • praktijkondersteuners 
  • (medische) professionals uit andere disciplines (zoals een fysiotherapeut, psycholoog, medisch specialist of apotheker) 

Minimaal 4 competentievragenlijsten van collega’s zijn vereist om het visitatieprogramma te doorlopen.  

Zelfevaluatie & POP

De uitkomst van de zelfevaluatie geeft samen met de feedback van uw collega’s en de patiënten inzicht in uw werk als huisarts. In Visitatie Online (VOL) wordt alle aangeleverde informatie gebundeld en weergegeven in 2 feedbackrapportages.  

Reflecteer op de verkregen feedback en op uw eigen ingevulde vragenlijst met de competenties. Belangrijk is dat u reflecteert op de feedback van patiënten en collega’s en deze vergelijkt met hoe u uw functioneren zelf ervaart. Het kan leiden tot verschillende inzichten. Wat opvalt is dat veel huisartsen kritisch naar zichzelf kijken en dat de feedback van anderen dan meevalt. Deze informatie helpt om uw sterke kanten (beter) te benutten en minder sterke kanten te verbeteren. 

Op basis van de opgehaalde feedback en een zelfevaluatie stelt u een persoonlijk ontwikkelplan (POP) op. Hiervoor is een format dat u gebruikt voor het expliciteren van uw sterkte kanten en ontwikkeldoelen. Gebruik daarvoor de 7 competentierollen uit de feedbackrapportage. Het POP is bedoeld voor uw eigen professionele ontwikkeling voor de komende jaren en helpt u bij het structuren van uw werkzaamheden en het in gang zetten van deskundigheidsbevorderende activiteiten. Dit POP is ook het uitgangspunt voor uw gesprek met de gespreksleider visitatie.

Visitatiegesprek met gespreksleider

Een eenmalig visitatiegesprek met een door de huisarts gekozen erkende gespreksleider visitatie (doorlinken) is onderdeel van het visitatieprogramma. De huisarts geeft de gespreksleider zelf toegang tot de gegevens in Visitatie Online. Tijdens het individuele visitatiegesprek reflecteert u op feedback van collega’s en patiënten. Samen met de gespreksleider bespreekt u opvallende resultaten en implicaties voor uw functioneren als huisarts.

Een veilige sfeer is essentieel voor een zinvol gesprek. De gespreksleider heeft geen beoordelende taak en alle gegevens en besproken informatie zijn vertrouwelijk. Lees meer over gespreksleiders.

Afronding

U sluit het visitatieprogramma af door de visitatie digitaal te ondertekenen. Ook de gespreksleider ondertekent de visitatie. Het doorlopen van het visitatietraject is geaccrediteerd voor 4 punten (nascholingspunten). Binnen enkele dagen staan deze punten bijgeschreven onder de noemer “Evaluatie individueel functioneren” in GAIA. 

Jaarlijkse zelfreflectie

Het visitatieprogramma is ook bedoeld om vooruit te kijken. Hoe is het in de afgelopen periode gegaan? En waar wil ik de komende periode mee aan de slag gaan? 

In de herregistratie-eis “Evaluatie individueel functioneren’ staat dat u een jaarlijkse zelfevaluatie dient uit te voeren en vast te leggen. Het gaat hier om een zelfreflectie op het Persoonlijk Ontwikkelplan (POP) dat u als onderdeel van het visitatieprogramma heeft opgesteld. Er is hier geen vast format voor. Met deze jaarlijkse zelfevaluatie staat u stil bij de voortgang en de eerder geformuleerde ontwikkeldoelen. Tijdens een volgend visitatiegesprek met een gespreksleider komen deze zelfevaluaties aan bod.